READING GUIDE
機能名ではなく、いまの流れから検証範囲を整理します。
店舗や拠点ごとに受注、配達、請求、在庫、顧客情報が分かれ、検索・確認・引き継ぎに時間がかかっている管理者。
01 / 症状
このような状態が続いていませんか。
まずは解決策を決めず、日々起きている事実を確認します。
- 店舗や拠点ごとにExcelの項目名と更新方法が異なる。
- 最新情報がどこにあるか分からず、複数の表やチャットを探している。
- 受注、配達、請求など同じ案件の情報を別々に確認している。
- 同じ内容が重複登録され、どちらを正とするか判断に時間がかかる。
- 担当交代や他店舗への引き継ぎで、経緯を説明し直している。
02 / 起きていること
業務を、入力から例外対応まで通して見ます。
一つの操作だけでなく、前後の確認・承認・通知まで含めると、残る手作業が見えます。
- 入力
各店舗がExcel、フォーム、紙、既存画面へ情報を登録する。
最初に正とする入力元と必須項目を決めます。
- 転記・集約
本部や担当者が店舗別データを集計表へまとめる。
重複する項目、表記差、集約頻度を確認します。
- 確認
欠損、重複、古い情報を店舗へ問い合わせて直す。
確認回数と、どの状態を最新とするかをそろえます。
- 承認
責任者が受注、配達、請求などの状態を確定する。
変更できる人と確定できる人の役割を分けます。
- 通知
更新、期限、要確認を関係する店舗や担当者へ伝える。
通知の条件と宛先をデータの状態に結びつけます。
- 出力
検索結果、一覧、集計、帳票を業務判断に使う。
最初に必要な一つの検索・出力用途を決めます。
- 例外対応
店舗固有の項目、未確定情報、差し戻しを個別に処理する。
全店舗固有の例外は初回に統合せず、頻度と影響を記録します。
03 / 原因候補
表面の手作業以外にも、詰まりの原因があります。
実際の原因は案件ごとに異なります。診断前の決めつけではなく、確認する候補として整理します。
情報の置き場所が分散している
業務段階ごとに別の表や連絡手段が使われ、同じ案件を通して追えません。
項目名と識別子がそろっていない
店舗名、顧客名、商品コードなどの表記差で、同じデータを結びつけにくくなります。
更新責任が決まっていない
入力者、確認者、確定者が曖昧だと、一か所へ集めても古い情報が残ります。
利用目的を広げすぎている
受注、在庫、配達、請求を同時に整えようとすると、項目と権限が増えます。
検索・確認の成果指標がない
一元化後に何が改善したか測れず、入力負担だけが増えたように見えることがあります。
04 / 既存手段の限界
現在の手段が有効な範囲と、残る課題を分けます。
いま使っている方法を否定せず、どの条件なら続けられるかを確認します。
店舗別Excel
有効な条件各店舗が少人数で、扱う項目と更新頻度が安定している場合に柔軟です。
残る課題本部横断の検索、重複排除、更新履歴、同時編集が必要になると、確認のための集約作業が残ります。
チャット・メールでの共有
有効な条件急ぎの連絡や背景説明を担当者間で共有する用途に向きます。
残る課題最新状態の一覧、検索条件、更新責任を一貫して管理するには、別の記録場所が必要です。
既製SaaS
有効な条件標準の業務フローと項目で運用できる場合は、短期間で利用を始められます。
残る課題店舗固有の項目や既存運用との接続が多い場合は、設定範囲と運用変更の両方を確認する必要があります。
05 / 最初に試す範囲
最初から広げず、判断できる単位へ切り出します。
範囲を小さくしても、中心となる価値と次の判断材料は残します。
- 業務
- 受注、配達、請求などから判断頻度の高い一業務を選ぶ。
- 利用者
- 一店舗の入力担当と、一人の確認責任者から試す。
- データ元
- 正とする一つのExcel、CSV、フォームに絞る。
- 出力
- 検索一覧、進捗一覧、集計表のいずれか一つに絞る。
- 画面
- 検索と更新責任が分かる一画面を中心にする。
- 外部連携
- 初回は連携なし、または一サービスまでにする。
- 例外
- 店舗固有項目は少数だけ記録し、共通項目を先に検証する。
- 指標
- 検索時間、確認漏れ、重複、引き継ぎ時間から二〜三項目を選ぶ。
06 / 主分野と追加要素
店舗・拠点情報をまとめる初期検証費用
集計・検索を中心にするか、入力責任や承認を含む管理アプリにするかで主分野が変わります。対象店舗、業務、利用者を絞って判断します。
PRIMARY AREA / 主分野
データ集約・可視化
初期検証
データ集約・可視化
20万円以内Excel・CSVの統合、集計、検索、ダッシュボードを中心に検証する場合。
社内業務管理アプリ
35万円以内入力、更新責任、権限、進捗や承認の運用まで一つの画面で検証する場合。
- API連携店舗で使う外部サービスとデータを送受信する場合。
- 1サービスにつき＋7万円以内
- データ移行既存の店舗別データを整形、検証して取り込む場合。
- ＋10万円以内
※ 金額はすべて税別の暫定初期検証上限であり、完成までの総額上限ではありません。
※ サーバー、ドメイン、外部API、有料サービスなどの実費は別途必要です。
※ 標準範囲を超える場合は品質を下げず、初期検証範囲を縮小するか、着手前に個別見積もりをご案内します。
※ 契約後に追加された要件は、次の検証段階または追加契約として扱います。
07 / 初期成功条件
「動いた」と「改善した」を分けて判断します。
機能・運用・改善・継続判断の4つを、検証前に確認します。
- 01 / 機能成功合意したデータを取り込み、検索・更新・出力の中心機能が動く。
取込完了件数 / 検索結果の一致 / 更新履歴の記録
- 02 / 運用成功店舗の入力担当と確認責任者が、更新場所と判断手順を迷わず使える。
独力での更新回数 / 更新責任者の明確化 / 問い合わせ件数
- 03 / 改善成功情報を探す、照合する、引き継ぐ作業のいずれかで変化を観測できる。
検索時間 / 確認漏れ・重複件数 / 引き継ぎ時間
- 04 / 継続判断他店舗・他業務へ広げるか、項目を直して再検証するか、現行運用を続けるかを判断できる。
横展開する店舗 / 追加する業務 / 残るデータ差
08 / 向かない条件
初期検証に向かない条件も、先に確認します。
条件が整わない場合は、無理に固定範囲へ入れず、整理・調査・個別見積もりを選びます。
- 正とするデータ元と更新責任者を決められない。
- 最初から全店舗・全業務・全期間のデータを同時に移す必要がある。
- 入力や確認に参加する店舗側の担当者を確保できない。
- 一元化後に測る検索時間、漏れ、重複、引き継ぎなどの指標を選べない。
- 個人情報、高可用性、高度な権限分離などが中心で、固定上限の初期検証に収まらない。
09 / 進め方と保証
保証の可否と、開発できるかどうかは分けて判断します。
成果保証は案件条件の審査制です。保証対象外でも、通常開発や条件整備後の再審査を選べます。
成果保証の審査
成果条件、技術的実現性、必要なデータ、顧客側の協力体制を確認し、THPが成功可能性を管理できると判断した案件だけを対象とします。審査は会社の規模や知名度ではなく案件の条件に基づきます。保証範囲、判定方法、適用除外、未達時の扱いは案件ごとの契約書で確定します。
保証なしの通常開発
成果保証の対象外でも、仕様、納品物、検収条件、責任範囲を合意できる案件は、保証なしの通常開発として進められます。
条件整備後の再審査
対象範囲、成果指標、必要なデータ、判断責任者、協力体制を整えた後に、成果保証の対象となるかをあらためて審査できます。
10 / 次の一歩
11 / FAQ
よくある判断上の質問
初期範囲、価格、運用、保証について、相談前に確認されることをまとめました。
Q01全店舗のデータを最初からまとめられますか？
初期検証では、一店舗・一業務・一データ元へ絞る方法を基本とします。項目差や更新責任を確認してから横展開する方が、必要な変更と費用を判断しやすくなります。
Q0220万円以内と35万円以内の違いは何ですか？
集計・検索・可視化が中心ならデータ集約・可視化の税別20万円以内、入力、権限、進捗、承認などの運用を含む場合は社内業務管理アプリの税別35万円以内が候補です。いずれも暫定初期検証上限で、完成までの総額上限ではありません。
Q03項目名が店舗ごとに違っていても進められますか？
共通項目、店舗固有項目、正とする識別子を整理してから、最初の一店舗で対応関係を検証します。差が多い場合は、統合前のデータ整理を初期範囲に含めます。
Q04既存のExcelは使わなくなりますか？
初期検証で置き換えを前提にはしません。入力元や出力として残す方法も含め、検索・確認・更新責任が改善する最小構成を選びます。